当社はメール共有システム「yaritori」を開発・提供しています。
社内でも「yaritori」を使って問い合わせ対応を行っており、メールアドレスを複数人で共有することの実態を誰よりも把握しています。
この記事では、ID・パスワードの共有からGmailやOutlookの標準機能、専用のメール共有システムまで、各方法のメリット・注意点を正直にお伝えします。
ツール選びで迷っている方の参考になれば幸いです。
「yaritori」は、メールアドレスを複数人で共有するのに最適なメール共有システムです。問い合わせ対応などでメール通数が多く2名以上の担当者がいる場合にオススメです。
サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。
メールアドレスを複数人で共有する3つの方法
メールアドレスを複数人で共有する方法は、大きく3つに分けられます。それぞれの仕組みや特徴を理解したうえで、自社の状況に合った方法を選ぶことが大切です。
方法1｜アカウント（ID・PW）を共有する
「複数人でメールを共有したい」と考えたとき、まず思い浮かぶのがIDとパスワードを共有して、ひとつのアカウントに複数人でログインする方法です。新たなツールを用意する必要がなく、手軽に始められる点が魅力に映ります。
ただし、この方法はセキュリティ的な観点からリスクがあります。複数の場所から同時アクセスが検知されると、アカウント保護のためGmailやOutlookがアカウントを停止することがあります。
業務に支障をきたす可能性が高いため、当社としては強くおすすめできない方法です。
方法2｜GmailとOutlookの標準機能を活用する
GmailにはGoogleグループを使った共同トレイ機能、OutlookにはMicrosoft 365の共有メールボックス機能があり、いずれも追加費用なしで利用できます。
すでにGmailやOutlookを使っている企業であれば、まずこの機能を試してみるのが現実的な選択肢です。
Googleグループでは1つのグループアドレス宛のメールをメンバー全員が閲覧・返信でき、Outlookの共有メールボックスでは通常のメール画面から代表アドレスを管理できます。
設定の手間はかかりますが、コストをかけずに複数人でのメール共有を実現できる点は大きなメリットといえます。
方法3｜メール共有システム「yaritori」を使う
メール共有システムとは、チームでのメール対応に特化したクラウドツールです。GmailやOutlookの標準機能では補いきれない、対応状況の可視化・担当者の割り当て・社内コミュニケーション機能などを一元的に備えています。
「yaritori」はその代表的なメール共有システムのひとつです。複数の代表アドレスを一画面で管理でき、各メールに担当者を設定することで対応漏れや二重返信を防げます。GmailやOutlookとの連携も簡単で、既存のメール環境をそのまま活かしながら導入できます。
各方法のメリット・デメリットを正直に比較
「どの方法が自社に合っているのか」を判断するためには、各方法の実態を正しく理解することが重要です。
当社の視点から、メリット・デメリットを正直にお伝えします。
アカウント共有はなぜ絶対にNGなのか
IDとパスワードを複数人で使い回す方法は、セキュリティポリシーの観点から利用規約違反に当たるケースがほとんどです。
GmailのGoogle管理者向けヘルプにも、複数ユーザーでのアカウント共有に関する注意事項が明記されています。
さらに深刻なのが、退職者が不正にアクセスし続けるリスクです。アカウントを共有している場合、退職後にパスワードを変更するまでの間、元従業員がメールを閲覧できる状態が続きます。
情報漏洩のリスクを考えると、この方法は選択肢から外した方がいいでしょう。
標準機能が向いているケースと限界
GmailのGoogleグループやOutlookの共有メールボックスは、メール量が少なくチーム規模が小さい場合であれば十分に機能します。
月に数十件程度の問い合わせを2～3人で対応するケースなら、無料で使えるこれらの機能で事足りることも多いです。
一方で、メール数が増えてくると限界が見えてきます。誰がどのメールを担当しているのかが把握しにくく、対応済みか未対応かの管理が煩雑になりがちです。
「あのメール、誰が返信した？」という確認のやり取りが増えてきたら、切り替えを検討するタイミングといえます。
メール共有システムが必要になるタイミング
当社がこれまでサポートしてきたお客様の多くは、1日50件以上の問い合わせが発生するようになったタイミングでメール共有システムの導入を決断されています。
チームの人数が増え、複数人が並行してメール対応をするようになると、標準機能の管理では追いつかなくなるケースが増えます。
「対応漏れが何度か起きた」「誰がどのメールを担当するか毎回確認が必要」という状況になってきたら、メール共有システムへの移行が業務効率化の近道です。
無料トライアルから試せるサービスが多いため、まずは実際に使ってみることをおすすめします。
「yaritori」を毎日使う当社が感じるメリット
「yaritori」を開発した当社は、日々の業務でも「yaritori」を使って問い合わせ対応を行っています。
実際に使い続けているからこそ感じる、率直なメリットをお伝えします。
対応状況がチーム全体でリアルタイムに見える
「yaritori」を使って最も実感するのが、対応状況の透明性です。どのメールが対応中で、どれが未対応なのかをチーム全員がリアルタイムで把握できるため、「このメール、誰かが見てる？」という確認のやり取りが不要になります。
担当者が突然休みになった場合でも、他のメンバーがすぐに状況を把握して対応を引き継げます。属人化しやすいメール対応の課題が、対応ステータスの可視化によってシンプルに解消されていると感じています。
GmailやOutlookとの連携がスムーズだった
「yaritori」はGmailやOutlookとワンクリックで同期できる設計になっており、初期設定は数分で完了します。既存のメールアドレスをそのまま使えるため、お客様への連絡先変更が不要な点も実務では助かります。
社内のメンバーも普段使い慣れたGmailやOutlookの感覚でメール確認ができるため、ツール切り替えによる戸惑いがほとんどありませんでした。導入のハードルが低い点は、現場への定着のしやすさにも直結していると感じています。
問い合わせが増えても対応品質を落とさずに済んだ
事業が成長するにつれてメールの問い合わせ数も増えていきますが、「yaritori」のテンプレート機能や担当者の自動割り当て機能によって、件数が増えても対応品質を維持できています。
対応スピードを落とさずに運用できることは、お客様満足度の維持にも大きく貢献していると感じています。
また、複数の代表アドレスを一画面で管理できるため、問い合わせの種類が増えて窓口が増えた際も管理の手間が最小限で済みます。事業の成長とともにスケールできる点が、長く使い続けられる理由のひとつです。
「yaritori」は、メールアドレスを複数人で共有するのに最適なメール共有システムです。問い合わせ対応などでメール通数が多く2名以上の担当者がいる場合にオススメです。
サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。
「yaritori」はこんな企業・チームにおすすめ
「yaritori」がすべての企業に最適かといえば、必ずしもそうではありません。向き・不向きを正直にお伝えしたうえで、自社に合った選択をしていただければと思います。
おすすめのケース・チームの特徴
「yaritori」が特に力を発揮するのは、1日50件以上の問い合わせが発生しているチームや、3名以上でメール対応を分担している環境です。
カスタマーサポート・営業・ECサイトの受注対応など、メールが業務の中心にある職種との相性がよいといえます。
また、GmailやOutlookを使っているチームであればスムーズに連携でき、移行コストを最小限に抑えられます。
「対応漏れを減らしたい」「誰がどのメールを担当しているかを把握したい」という課題を感じているチームには、特に効果を実感しやすいでしょう。
向いていないケース・注意点
メール数が少なく、1人か2人でメール対応が完結している場合は、GmailのGoogleグループやOutlookの共有メールボックスで十分なケースが多いです。
「yaritori」の機能が活かしきれないまま費用が発生してしまうため、まずは無料の標準機能から始めることをおすすめします。
また、「yaritori」はメール対応の効率化に特化したツールであるため、社内の情報共有やプロジェクト管理が主な目的であればグループウェアなど別のツールが適しています。用途を明確にしたうえで、最適なツールを選ぶことが大切です。
まとめ｜複数人のメール共有は「yaritori」で解決しよう
メールアドレスを複数人で共有する方法は、アカウント共有・標準機能の活用・メール共有システムの3つに大別されます。
アカウントの共有はセキュリティリスクが高く推奨できません。標準機能は無料で使える反面、メール数や対応人数が増えると管理が難しくなります。
チームでのメール対応を長期的に安定して運用するなら、「yaritori」のようなメール共有システムの活用を検討してみてください。
7日間の無料トライアルから始められるので、実際の使い勝手を確かめてから判断できます。
Onebox株式会社は、AI搭載のメール共有・業務効率化サービス「yaritori」や、商品・サービス比較メディア「FUKUROU」を運営しています。
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