Gmailの共有機能を実際に試してわかったこと

「Gmailでチームのメールを共有したい」と考えたとき、どの方法を選べばいいか迷う方も多いでしょう。

GoogleグループやGmailの委任・自動転送など、いくつかの方法が存在しますが、実際に使ってみないと違いはわかりません。

当社では、これらのGmail共有機能を一通り試してみました。この記事では、それぞれの使い勝手や気づいた注意点を正直にお伝えします。

実際に試したGmailでメールを共有する方法と気づき

当社では、Gmailが提供する3つの共有方法を実際に試しました。それぞれの使い勝手や設定の手間、運用してみてわかったことを正直にお伝えします。

Googleグループで共有トレイを使ってみた

最初に試したのが、Googleグループの「共同トレイ」機能です。チームのメールアドレス（例：support@）を作成し、メンバーを登録するだけで設定が完了します。

送られてきたメールに担当者を割り当てたり、対応済みにしたりといった基本的な管理ができるため、個人メール管理よりも見通しが格段に良くなりました。

ただし、使い続けるうちに機能の限界も見えてきました。ステータスの選択肢が限られており、カスタマイズができません。

また、誰かがメールを確認中かどうかがリアルタイムではわからないため、「誰かが対応するだろう」という思い込みによる対応漏れが完全には解消されませんでした。

委任機能で担当者が代理対応してみた

次に試したのが、Gmailの「委任」機能です。特定の個人のメールボックスに他のメンバーがアクセスできるようにする機能で、パスワードを共有せずに代理対応が可能になります。

当社では、休暇中の担当者のメールを別のメンバーが確認・返信するという用途で活用しました。

使ってみると、個人アカウントへの代理アクセスには有効でしたが、チーム全体でのメール共有には向いていないと感じました。

対応状況を管理する機能がなく、複数人で使うには都度画面を切り替える必要があるため、3人以上のチームでの運用には不便さを感じることになりました。

自動転送で複数アドレスを一元化してみた

自動転送は、特定のアドレスに届いたメールを指定した別のアドレスへ自動で送る機能です。

複数の問い合わせ窓口に届くメールを1つの受信トレイで確認できるようになり、アカウントを切り替える手間がなくなりました。

一方で、転送先として指定できるのは1つのアカウントのみという制限があります。チーム全員が同じ受信トレイを持っているわけではないため、メンバー間の権限設定や細かい管理には対応できませんでした。

メールが増えてくると、どのアドレスから転送されたものかが混在して整理しにくくなる点も課題でした。

Gmailでメール共有を続けて直面した3つの課題

3つのパターンでGmailを共有してみて、徐々に限界を感じる場面が出てきました。当社が実際に直面した課題を3つご紹介します。

誰が・どこまで対応したかリアルタイムでわからない

Gmailで共有していて最も困ったのが、対応状況の把握です。Googleグループの共同トレイでもある程度の管理はできましたが、「今誰が返信対応をしているのか」「すでに対応済みなのか」という細かい状況は判断できませんでした。

その結果、複数のメンバーが同じメールに返信してしまう「二重返信」が何度か発生しました。お客様に同じ内容のメールが2通届くことになり、信頼を損なう可能性があると感じました。

こうした問題はステータス管理機能があれば防げるものでしたが、Gmail単体では対応しきれませんでした。

過去の対応履歴を探すのに時間がかかった

担当者が変わった際や、久しぶりの問い合わせに対応する際に、過去のやり取りを探すことに苦労しました。

Gmailの検索機能で探せるものの、スレッドが分散していたり転送されたメールが別スレッドになってしまったりなど、全体像を把握するまでに時間がかかりました。

特に問い合わせ件数が多い繁忙期には検索結果に関係のないメールが混ざって表示されることも多く、「このお客様との最初のやり取りはいつだったか」を調べるだけで数分かかることもありました。

対応の品質を保つためには、過去の経緯を素早く把握できる仕組みが必要だと感じました。

チームでの相談が別ツール頼みになった

メールの内容についてチームで相談したい場合、Gmailにはその機能がありません。

当社では「この返信内容で問題ないですか？」という確認をチャットツールでやり取りする必要があり、メールとチャットを行き来しながら対応する手間がかかりました。

ツール間の行き来は想像以上に負担で、情報が分散してしまうという問題も起きました。

チャットでの確認内容がメールの履歴に残らないため、後から経緯を確認しようとしても全体像が見えにくくなっていました。

yaritoriはこんな企業・チームにおすすめ

当社が開発したメール共有システム「yaritori」は、Gmailの共有で生じやすい課題を解決することを念頭に設計されています。

「yaritori」が特に効果を発揮するケースと、注意が必要なケースを紹介します。

おすすめのケース・チームの特徴

「yaritori」を導入して効果を実感しやすいのは、複数名でメール対応を分担しており、対応漏れや二重返信が課題になっているチームです。

カスタマーサポート・IT企業のインサイドセールス・人材派遣など、問い合わせメールが日常的に多い業種との相性が特に良いといえます。

また、メール内のチャット機能を使えば、別のビジネスチャットを開かなくてもメールの画面でそのまま相談が完結するため、情報が一元管理されてとても便利です。

Gmailとの連携もボタン1つで完了するため、導入のハードルも低いです。

向いていないケース・注意点

一方で、月の問い合わせ件数が少なく、担当者が1名〜2名で対応している場合は、Gmailの標準機能で十分なケースも多いでしょう。

1ユーザーから導入できますが、メール共有システムの恩恵が最も大きいのは複数人が関わる環境です。

料金は1ユーザー1,980円（税抜）からと手頃ですが、導入前に無料トライアルで自社の用途に合うかを確認することをおすすめします。

まとめ｜Gmailでメール共有の限界を感じたら「yaritori」を試そう

GmailにはGoogleグループや委任、自動転送など複数のメール共有方法がありますが、チームでの本格的な問い合わせ管理には限界もあります。

対応状況の把握やチーム内コミュニケーションという面では、件数や人数が増えるにつれて機能が物足りなくなることも少なくありません。

チームでのメール共有に課題を感じたら、まずは7日間の無料トライアルでyaritoriを試してみることをおすすめします。