Thunderbirdでメール共有を試してわかったこと

Thunderbirdは無料で使えるメールソフトとして広く知られています。一方で、複数人でメールを共有するための機能は標準では搭載されていません。

実際にThunderbirdでメール共有を試すとどうなるのか、設定の手間から使い勝手まで、一通り試してみました。この記事では、設定方法とあわせて、実際に使ってみて、感じたことをそのままお伝えします。

「yaritori」は、メールアドレスを複数人で共有するのに最適なメール共有システムです。問い合わせ対応などでメール通数が多く2名以上の担当者がいる場合にオススメです。

サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

実際に試したThunderbirdのメール共有方法

Thunderbirdでメールを共有するには、外部ツールとの連携が必要です。当社が実際に試した方法と、その際に気づいたことをお伝えします。

Dropboxを使った共有設定を試してみた

Thunderbirdを複数人で共有する方法として、クラウドストレージのDropboxを使ってメールデータを同期する方法があります。設定後は、異なるPCからでも同じメールデータを参照できるようになります。

実際に設定してみると、手順は思ったより複雑でした。Thunderbirdのプロファイルフォルダを直接Dropboxに移動し、profiles.iniファイルを手動で書き換える必要があります。

このファイルの記述を誤るとThunderbirdが起動しなくなったり、メールデータが消えてしまったりするリスクがあるため、設定前に必ずバックアップを取っておくことを強くおすすめします。

設定はメンバー全員のPCで個別に行う必要があるため、人数が増えるほど初期導入にかかる手間も比例して増えます。IT知識に自信がない方には、少しハードルが高く感じるかもしれません。

Thunderbird共有を試してわかった4つの注意点

設定後の運用まで一通り試してみて、チームで使う場合に知っておくべき点がいくつかありました。導入を検討している方にとって参考になるように、まとめてみました。

メンバーが増えるたびに設定作業が発生する

Dropboxとの同期設定は、メンバーそれぞれのPCで個別に行う必要があります。自動化できる作業ではないため、新しいメンバーが加わるたびに管理者が設定を担当することになります。

人数が少ないうちは問題になりにくいですが、メンバーの入れ替わりが頻繁な組織では、この設定作業が積み重なって管理負担になりやすいので、運用コストとして事前に考慮しておくとよいでしょう。

対応状況をリアルタイムで把握できない

Dropboxでメールデータを同期しても、「誰がどのメールを担当しているか」という情報は共有できません。メールデータの閲覧は複数人で行えますが、対応状況の管理まではカバーできないのです。

その結果、複数のメンバーが同じメールに返信してしまう二重返信や、逆に誰も対応しないまま放置される対応漏れが起きやすくなります。チームでの運用を想定するなら、この点は無視できないデメリットです。

チームでの相談には別のツールが必要になる

メールの返信内容を上司や同僚に確認したい場面は、日常的によくあります。しかし、Thunderbirdにはメール画面内でチームと相談できる機能がありません。

そのため、返信内容の確認はSlackやChatworkといった別のチャットツールで行うことになります。メールとチャットを行き来する手間が生まれるだけでなく、確認内容がメールの履歴に残らないため、後から経緯を把握しにくくなるという問題もあります。

アカウントのIDとパスワードを共有するのはNG

チームでThunderbirdを使おうとしたとき、最初に思いつくのがメールアカウントのIDとパスワードを共有する方法かもしれません。しかし、これは絶対に避けるべき方法です。

多くのメールサービスでは、複数の端末から同時にログインすると不正アクセスとみなされ、アカウントが停止されるリスクがあります。

さらに、退職者が引き続きメールにアクセスできてしまうという情報漏洩のリスクも見逃せません。パスワード共有は手軽に見えますが、リスクが大きすぎる共有方法です。

Thunderbirdに限界を感じたらメール共有システムを検討しよう

Thunderbirdでのメール共有を試してみて、チームで本格的に運用するには専用ツールが適していると改めて感じました。当社が開発するメール共有システム「yaritori」について、どんなチームに向いているかをご紹介します。

「yaritori」は、メールアドレスを複数人で共有するのに最適なメール共有システムです。問い合わせ対応などでメール通数が多く2名以上の担当者がいる場合にオススメです。

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おすすめのケース・チームの特徴

「yaritori」が特に効果を発揮するのは、複数名でメール対応を分担しており、対応漏れや二重返信が気になっているチームです。

担当者の割り当てや対応ステータスの管理をメール画面上で完結できるため、Thunderbirdでは実現しにくい「誰がどこまで対応したか」の見える化がすぐに行えます。

また、メール内のチャット機能を使えば、別のビジネスチャットを開かなくてもメール画面上でそのまま相談が完結します。カスタマーサポートやインサイドセールス、EC事業者など、日常的に問い合わせ対応が多い業種との相性が特に良いといえます。

向いていないケース・注意点

一方で、問い合わせ件数が少なく、1名～2名で対応しているチームには過剰スペックになる可能性があります。

1ユーザー1,980円（税抜）からと手頃ですが、個人での利用よりもチームでの共有に真価を発揮するサービスです。導入を検討する際は、まず7日間の無料トライアルで自社の業務フローに合うかを確認することをおすすめします。

まとめ｜Thunderbird共有を試してわかったこと

Thunderbirdでのメール共有は、Dropboxとの連携で実現できます。ただし、設定の手間、対応状況の見えにくさ、チームコミュニケーションの分断という3つの点は、導入前に把握しておくべきポイントです。

個人でメールを管理する用途では十分に役立つThunderbirdですが、チームでの本格的なメール共有・管理には専用ツールの方が向いているといえます。

チームでのメール対応効率化を検討しているなら、まずyaritoriの資料を無料でダウンロードして、自社に合うかどうかを確認してみましょう。